Een werkvoorbereider ontvangt een KLIC-levering. De ontwerper verwerkt de gegevens in CAD, een GIS-specialist voegt ze toe aan een kaart en de projectleider deelt bestanden met een externe partner. Als er vervolgens nieuwe informatie binnenkomt, moet iedereen weten wat er is veranderd en welke gegevens gebruikt moeten worden.
Hoe organiseer je dat?
Goed beheer van KLIC-informatie begint met een vaste werkwijze: registreer de bron, controleer de levering, maak gegevens beschikbaar in de juiste software en spreek af wie wijzigingen verwerkt. In deze gids lees je hoe je dat inricht, wanneer bestanden voldoende zijn en wanneer een centrale omgeving helpt.
Wat houdt KLIC-informatie beheren in?
KLIC-informatie beheren betekent dat je gedurende een project kunt achterhalen welke kabel- en leidinginformatie beschikbaar is, waar die vandaan komt en waarvoor je die gebruikt.
Daarbij horen zowel de oorspronkelijke levering als de bestanden en kaarten die je daarvan maakt. Het Kadaster verstrekt de beschikbare kabel- en leidinginformatie via een KLIC-levering. Een download daarvan bevat een ZIP-bestand met de informatie. Lees meer over wat je ontvangt na een KLIC-melding of oriëntatieverzoek.
Voor je project wil je steeds vijf vragen kunnen beantwoorden:
- Welke melding en levering liggen aan deze gegevens ten grondslag?
- Op welk gebied en welke projectfase hebben ze betrekking?
- Is de ontvangen levering compleet?
- Welke verwerking heeft daarna plaatsgevonden?
- Wie gebruikt de informatie en wie houdt die bij?
Als deze antwoorden alleen in een mailbox of bij één collega te vinden zijn, wordt overdracht lastig. Leg ze daarom vast op een plek die voor het projectteam toegankelijk is.
1. Bepaal wie welke informatie nodig heeft
Begin bij de mensen die met de gegevens werken. Een ontwerper heeft andere behoeften dan iemand die alleen een overzicht wil raadplegen.
| Gebruiker | Voorbeeld van de informatiebehoefte | Wat je vooraf afspreekt |
|---|---|---|
| Werkvoorbereider | Overzicht van meldingen, leveringen en aandachtspunten | Wie controleert en verwerkt binnengekomen informatie? |
| CAD-ontwerper | Kabel- en leidinginformatie naast het ontwerp | Welk formaat en welke lagenstructuur worden gebruikt? |
| GIS-specialist | Gegevens combineren met andere projectinformatie | Welke bron wordt gebruikt en hoe worden updates verwerkt? |
| Projectleider | Overzicht van beschikbaarheid en openstaande acties | Waar is de status terug te vinden? |
| Externe projectpartner | De afgesproken informatie voor een specifieke taak | Hoe krijgt de partner toegang en bericht over wijzigingen? |
Bepaal ook of mensen gegevens moeten kunnen bewerken, analyseren of alleen bekijken. Dat helpt bij de keuze voor bestanden, een kaartdienst of een gedeelde werkomgeving.
2. Registreer meldingen en bewaar de oorspronkelijke levering
Maak per project een overzicht van de ontvangen KLIC-informatie. Dat kan een eenvoudige projectregistratie zijn, zolang iedereen weet waar die staat en wie hem bijwerkt.
Leg ten minste het volgende vast:
| Gegeven | Waarom je dit vastlegt |
|---|---|
| Projectnaam en projectnummer | Koppeling met de projectadministratie |
| KLIC-meldnummer | Herleidbaarheid naar de aanvraag |
| Type aanvraag | Onderscheid tussen bijvoorbeeld oriëntatie en graafmelding |
| Gebied of projectdeel | Zicht op de geografische dekking |
| Ontvangstdatum en leveringsstatus | Zicht op wat wanneer is ontvangen |
| Locatie van de oorspronkelijke levering | De bron kunnen terugvinden |
| Verwerkingsdatum en afgeleide bestanden | Zicht op wat van de levering is gemaakt |
| Verantwoordelijke collega | Een duidelijk aanspreekpunt |
Bewaar de oorspronkelijke ZIP-levering afzonderlijk van je bewerkte projectbestanden. Zo kun je later controleren welke bron is gebruikt en een conversie opnieuw uitvoeren.
Gebruik voor afgeleide bestanden een vaste naamgeving, bijvoorbeeld:
Projectnummer_KLIC-meldnummer_verwerkingsdatum
Vermeld aanvullende informatie in je registratie. Een bestandsnaam alleen vertelt meestal onvoldoende over de status of het bedoelde gebruik.
3. Controleer de levering voordat je die verspreidt
Een ontvangen bestand is een startpunt voor verwerking. Controleer eerst of de levering aansluit op de informatiebehoefte van het project.
Het Kadaster maakt onderscheid tussen een deellevering en een complete levering. In de e-mail staat welke situatie van toepassing is. Lees ook de meegeleverde informatie en eventuele aandachtspunten. Meer over het ontvangen van een levering.
Controleer vervolgens:
- Of de melding bij het juiste project en gebied hoort.
- Welke leveringsstatus is aangegeven.
- Of de bijbehorende documenten toegankelijk zijn.
- Of er aandachtspunten zijn die opvolging vragen.
- Of na conversie de verwachte gegevens zichtbaar en bruikbaar zijn.
Zet de uitkomst in de projectregistratie. Gebruik duidelijke statussen, zoals ‘ontvangen’, ‘gecontroleerd’ en ‘verwerkt’, en spreek af wat iedere status betekent.
Houd bij het delen ook de oorspronkelijke documenten bereikbaar. Een afgeleide tekening of kaartlaag geeft niet vanzelf alle informatie uit de levering weer.
4. Kies tussen bestanden en centrale beschikbaarstelling
De juiste werkwijze hangt af van het aantal gebruikers, de software en de momenten waarop informatie verandert of wordt overgedragen.
| Situatie | Werken met bestanden | Centrale beschikbaarstelling |
|---|---|---|
| Een afgebakende verwerking door één gebruiker | Vaak goed te organiseren | Kan, maar vraagt mogelijk extra inrichting |
| Meerdere gebruikers en overdrachtsmomenten | Vereist duidelijke distributie- en versieafspraken | Kan het delen van dezelfde bron vereenvoudigen |
| Gebruik in verschillende softwarepakketten | Mogelijk verschillende exports nodig | Afhankelijk van beschikbare koppelingen |
| Een vaste projectstand vastleggen | Een gedateerde export is praktisch | Spreek af hoe je de gebruikte stand vastlegt |
| Nieuwe informatie beschikbaar maken | Bestanden vervangen en gebruikers informeren | Bron bijwerken en controleren of gebruikers de wijziging zien |
Twijfel je welke aanpak past? Lees de keuzehulp KLIC-bestanden of cloud: welke werkwijze past bij jouw project?
Wanneer zijn bestanden voldoende?
Bestanden zijn een praktische keuze als de verwerking overzichtelijk is en overdrachtsmomenten duidelijk zijn. Bijvoorbeeld wanneer één ontwerper een levering omzet en die gebruikt voor een afgesproken ontwerpversie.
Zorg dan voor één afgesproken opslaglocatie. Vermeld welke bestanden voor gebruik zijn aangewezen en archiveer eerdere versies herkenbaar.
Wanneer helpt een centrale omgeving?
Een centrale omgeving kan helpen wanneer meerdere collega’s en partners dezelfde gegevens nodig hebben. Je beperkt daarmee het aantal afzonderlijk verspreide kopieën.
Ook dan blijven beheerafspraken nodig: wie verwerkt nieuwe leveringen, welke gebruikers hebben toegang en hoe ga je om met lokale downloads?
Centraal beschikbaar betekent niet automatisch actueel. De brongegevens moeten worden bijgewerkt wanneer daar aanleiding voor is. Bovendien kan een eerder gedownloade export achterblijven bij de gedeelde omgeving.
5. Laat CAD- en GIS-gebruikers vanuit dezelfde bron werken
Een CAD-tekening en een GIS-kaart kunnen verschillende weergaven van dezelfde KLIC-levering bevatten. Voor samenwerking moet duidelijk zijn welke bron beide gebruiken.
Wijs daarom één gecontroleerde levering aan als uitgangspunt. Leg vast wanneer daarvan een CAD-bestand, GIS-bestand of gedeelde gegevensbron is gemaakt.
Controleer bij de inrichting samen met de gebruikers:
- Of de gegevens op de juiste locatie worden weergegeven.
- Of de benodigde lagen en kenmerken beschikbaar zijn.
- Of bron en verwerkingsdatum terug te vinden zijn.
- Of aanvullende documenten bereikbaar blijven.
- Hoe een nieuwe levering doorwerkt in hun software.
Maak eigen projectinformatie herkenbaar, bijvoorbeeld ontwerpvarianten, opmerkingen of veldwaarnemingen. Houd die waar mogelijk in aparte lagen. Daarmee blijft het onderscheid met de aangeleverde kabel- en leidinginformatie zichtbaar.
Hoe werken gemeentelijke afdelingen met dezelfde informatie in verschillende softwarepakketten? Bekijk de praktische werkwijze voor KLIC-data gebruiken in CAD én GIS, met stappen voor bestandsconversie en cloudgebruik en uitleg over NLCS en PMKL.
6. Spreek af hoe je nieuwe informatie en versies verwerkt
Versiebeheer werkt het best als vooraf duidelijk is wat er gebeurt zodra nieuwe informatie binnenkomt. Bekijk het stappenplan voor versiebeheer van KLIC-informatie: bron, status en wijzigingen bijhouden.
Gebruik een vaste volgorde:
- Registreer de nieuwe levering en controleer bij welk gebied en projectdeel die hoort.
- Beoordeel welke bestaande gegevens en afgeleide bestanden hierdoor worden geraakt.
- Verwerk de nieuwe informatie in de afgesproken bestanden of omgeving.
- Controleer het resultaat.
- Informeer betrokken gebruikers over wat is bijgewerkt en welke actie zij moeten nemen.
- Archiveer de voorgaande stand met behoud van de herkomst.
Overschrijf bij meerdere meldingen niet zonder beoordeling alle eerdere informatie. Meldingen kunnen verschillende gebieden bestrijken of gedeeltelijk overlappen. Houd daarom bij welke bron voor welk deel van het project wordt gebruikt.
Werk je aan een lang tracé of groot projectgebied? Lees hoe je meerdere KLIC-meldingen samenvoegt, hoe overlap behouden blijft en hoe je filtert op KLIC-nummer, leidinggroep of leidingtype.
Maak ook onderscheid tussen de datum van de levering en de datum van verwerking. Een bestand dat vandaag is geconverteerd, kan op een oudere levering zijn gebaseerd.
Voor vragen over termijnen en actualiteit lees je hoe lang een KLIC-melding geldig is.
7. Organiseer de overdracht aan projectpartners
Een goede overdracht maakt duidelijk wat de ontvanger krijgt en wat ermee moet gebeuren.
Vermeld bij het delen:
- Het project en het betreffende gebied.
- De gebruikte meldnummers en leveringen.
- De verwerkingsdatum.
- De bestanden of toegangslocatie.
- Het doel waarvoor je de informatie overdraagt.
- Eventuele openstaande aandachtspunten.
- Het aanspreekpunt voor vragen en wijzigingen.
Laat de ontvanger controleren of de informatie in zijn software toegankelijk is. Spreek af hoe je latere wijzigingen communiceert en wie eventuele lokale kopieën vervangt.
Bij de overgang van ontwerp naar uitvoering hoort bovendien een nieuwe beoordeling van de informatiebehoefte. Leg expliciet vast welke informatie voor die fase nodig is en wie dat controleert.
Voorbeeld: één project, drie gebruikers
Stel: een werkvoorbereider ontvangt informatie voor een herinrichtingsproject. Een ontwerper werkt in CAD en een GIS-specialist beheert de projectkaart.
De werkvoorbereider registreert en controleert de levering. Vanuit die bron worden de CAD- en GIS-gegevens beschikbaar gemaakt. Beide gebruikers kunnen zien welke levering zij gebruiken.
Later komt een nieuwe levering voor een deelgebied binnen. De verantwoordelijke collega registreert deze, beoordeelt de gevolgen en werkt de betrokken gegevens bij. De ontwerper krijgt bericht dat een nieuwe export beschikbaar is. De GIS-specialist controleert of de bijgewerkte informatie in de projectkaart zichtbaar is.
De vorige stand blijft terug te vinden. Daardoor kan het team zowel met de bijgewerkte gegevens werken als achterhalen waarop een eerdere ontwerpkeuze was gebaseerd.
Checklist: is jullie KLIC-informatie goed georganiseerd?
- ☐ Iedere melding is gekoppeld aan een project en gebied.
- ☐ De oorspronkelijke leveringen zijn terug te vinden.
- ☐ Leveringsstatus en uitgevoerde controles zijn vastgelegd.
- ☐ Afgeleide bestanden zijn herleidbaar naar hun bron.
- ☐ Iedereen weet waar de voor gebruik aangewezen informatie staat.
- ☐ Aanvullende documenten blijven bereikbaar.
- ☐ Er is een verantwoordelijke voor verwerking en wijzigingen.
- ☐ Gebruikers weten hoe zij over updates worden geïnformeerd.
- ☐ Met projectpartners zijn overdrachtsafspraken gemaakt.
- ☐ Eerdere projectstanden zijn herkenbaar gearchiveerd.
Begin bij de afspraken die nog ontbreken. Eén verantwoordelijke, één projectregistratie en één duidelijke opslaglocatie geven al een werkbare basis.
KLIC-informatie beschikbaar maken met KlicConverter
KlicConverter helpt je om KLIC-data bruikbaar te maken in de software waarmee je team werkt. Je kunt meldingen omzetten naar CAD- en GIS-bestanden of informatie centraal beschikbaar stellen met KlicConverter Cloud.
Werk je vooral aan afzonderlijke conversies, dan passen bestanden mogelijk goed bij je proces. Werken meerdere collega’s en projectpartners met dezelfde informatie, dan is het zinvol om centrale beschikbaarstelling te bekijken.
Wil je weten hoe dat aansluit op jullie software en projectorganisatie? Bekijk KlicConverter Cloud en plan een demo. We bekijken samen hoe je KLIC-informatie beschikbaar maakt voor de mensen die ermee moeten werken.